Quản lý Dịch vụ Văn phòng (40000704)

Mục tiêu

- Người đảm nhận vị trí thực hiện công tác quản lý, vận hành, giám sát các hoạt động liên quan đến công tác dịch vụ văn phòng nói chung tại tòa nhà Hội sở, tuân thủ các qui định của Ngân hàng đảm bảo chất lượng dịch vụ theo cam kết đã đề ra

Trách nhiệm chính (1)

a. Nhiệm vụ:
- Quản lý nguồn lực, đảm bảo duy trì nguồn lực đầy đủ và chất lượng.
- Xây dựng và triển khai kế hoạch hoạt động của Quản lý vận hành Tòa nhà theo định hướng hoạt động của Khối/của Lãnh đạo Ngân hàng.
- Xây dựng các chính sách, quy định, quy trình, hướng dẫn về nghiệp vụ có liên quan đến QLVH TN.
- Xây dựng và quản lý sử dụng hiệu quả nguồn ngân sách quản lý và vận hành Tòa nhà, ngân sách dùng chung được phân công quản lý theo kế hoạch hoạt động trong năm, theo hạn mức đã được phê duyệt.
- Đôn đốc, kiểm tra, giám sát các Bộ phận chức năng, cá nhân trong đơn vị và các nhà thầu/Đơn vị chuyên môn liên quan thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ, trách nhiệm theo đúng quy định.
- Đánh giá chất lượng và kết quả thực hiện của bộ phận, cá nhân trong đơn vị.

Trách nhiệm chính (2)

b. Trách nhiệm:
- Là đầu mối của QLVH TN/DVNB chịu trách nhiệm trước Ban Lãnh đạo Ngân hàng, Cơ quan ban ngành liên quan trong việc quản lý vận hành Tòa nhà được giao.
- Thực hiện đối nội, đối ngoại (làm việc trong nội bộ Techcombank, các Công ty con/Công ty liên kết và các cơ quan ban ngành liên quan trong phạm vi quản lý vận hành Tòa nhà).
- Đảm bảo các hoạt động của QLVH TN tuân thủ các chính sách, quy trình, quy định, hướng dẫn nội bộ,…và cam kết chất lượng dịch vụ (SLAs).
- Nhận biết rủi ro của đơn vị qua quá trình vận hành, phối hợp với các đơn vị liên quan xây dựng phương pháp đo lường, đánh giá và giảm thiểu rủi ro.
- Quản lý, giám sát chất lượng dịch vụ trong vận hành Tòa nhà của các nhà thầu.

c. Quyền hạn:
- Ký các văn bản hành chính và phê duyệt các nội dung hoạt động theo chức năng nhiệm vụ của đơn vị căn cứ trên phân cấp, ủy quyền của HĐQT, TGĐ và Giám đốc Khối.
- Đề xuất lên Ban lãnh đạo các vấn đề nhằm: Đáp ứng nguồn lực cần thiết để đảm bảo đơn vị hoạt động theo đúng mục tiêu đề ra; Điều chỉnh chiến lược/mục tiêu, kế hoạch được giao để phù hợp với hiệu quả và thực tế công việc của từng thời kỳ.

Trách nhiệm chính (3)

QUẢN LÝ CON NGƯỜI
- Thu hút, tiếp nhận và giữ chân nhân tài phù hợp với văn hóa tổ chức;
- Truyền thông KRA/KPI, mục tiêu, kế hoạch hành động, kỳ vọng và kết quả của nhóm và cá nhân đến các thành viên tại đơn vị ;
- Quản lý hiệu quả công việc của đơn vị và cung cấp phản hồi thường xuyên (theo chu kỳ quản lý hiệu quả công việc hàng năm);
- Tạo điều kiện cho việc phát triển năng lực của thành viên tại đơn vị thông qua đánh giá năng lực, đào tạo trong công việc, huấn luyện và phản hồi, v.v.;
- Tạo động lực và ghi nhận những đóng góp của các thành viên trong nhóm nhằm đạt được mục tiêu chung;
- Chịu trách nhiệm phát triển nhân tài trong nhóm;
- Làm gương và thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp tại đơn vị;
- Hiểu và truyền thông các chế độ đãi ngộ liên quan đến các thành viên tại đơn vị.

Mạng lưới tương tác - Cấp Quản lý

Giám đốc Dịch vụ văn phòng 

Mạng lưới tương tác - Cấp báo cáo

Nhân viên/ Chuyên viên/ Chuyên viên cao cấp trực thuộc quản lý

Mạng lưới tương tác - Quan hệ nội bộ

các phòng ban thuộc đơn vị Hội sở, các Đơn vi làm việc trong Tòa nhà

Mạng lưới tương tác - Quan hệ bên ngoài

nhà cung cấp, nhà thầu/đối tác, cơ quan hữu quan liên quan

Chân dung Thành công - Bằng cấp, Kinh nghiệm

Bằng cấp/Nghiệp vụ: Tốt nghiệp đại học trở lên
Chứng chỉ Quản lý Tòa nhà
Kiến thức chuyên môn: hiểu rõ về hoạt động ngân hàng, nắm rõ các quy định, quy trình nghiệp vụ dịch vụ văn phòng, quản lý cơ sở vật chất, quản lý tòa nhà văn phòng.
Kinh nghiệm: Có ít nhất 6 năm kinh nghiệm trong các lĩnh vực liên quan đến quản lý, vận hành Tòa nhà Văn phòng; Hành chính văn phòng; tối thiểu 2 năm ở vị trí quản lý tương đương
Kiến thức chuyên môn: hiểu rõ về hoạt động ngân hàng, nắm rõ các quy định, quy trình nghiệp vụ dịch vụ văn phòng, quản lý cơ sở vật chất, quản lý tòa nhà văn phòng.
Ngoại ngữ (Tiếng Anh) : Theo quy định của Techcombank từng thời kỳ