Chuyên viên Hỗ trợ (40001571)

Mục tiêu

Thực hiện chức năng chính là hỗ trợ dịch vụ hành chính văn phòng tổng hợp gồm một số hoạt động: các hoạt động hành chính, sắp xếp lịch hẹn và đi lại, phản hồi các yêu cầu thông tin, chuẩn bị báo cáo, nhập dữ liệu và hỗ trợ họp, đào tạo. Yêu cầu người đảm nhận phải hiểu cơ cấu tổ chức, chức năng và trách nhiệm của tất cả các đơn vị chức năng trong Khối và tổ chức để đóng vai trò như một đối tác hỗ trợ hành chính

Trách nhiệm chính (1)

'- Là đầu mối liên hệ đầu tiên với các thắc mắc nội bộ và bên ngoài
- Sắp xếp lịch và quản lý cuộc họp, cuộc gọi, và các buổi gặp mặt  khác
- Nhập dữ liệu vào hệ thống
- Quản lý tệp cơ sở dữ liệu 
- Photo, chuẩn bị tài liệu cho các cuộc họp, đi công tác và các hoạt động hỗ trợ văn phòng đặc biệt khác
- Theo dõi và thông báo về các lĩnh vực thông tin chính liên quan tới các thay đổi về chính sách, và chỉ thị từ các cơ quan chức năng chủ chốt trong tổ chức
- Đánh máy, in, sao chép tài liệu, hồ sơ,...
- Hướng dẫn và kiểm soát các yêu cầu của người ký về tài liệu theo yêu cầu các bên
- Tiếp đón, hướng dẫn khách ngoài và nhân viên mới đến đơn vị kinh doanh, các đội và ban lãnh đạo
- Thực thi chính sách, quy định và quy trình nội bộ đã được thiết lập trong tổ chức
- Các yêu cầu khác theo thực tế phát sinh tại đơn vị.
 

Trách nhiệm chính (2)

Trách nhiệm chính (3)

Mạng lưới tương tác - Cấp Quản lý

Giám đốc chức năng, Giám đốc bộ phận

Mạng lưới tương tác - Cấp báo cáo

Không

Mạng lưới tương tác - Quan hệ nội bộ

Các CBNV trong khối

Mạng lưới tương tác - Quan hệ bên ngoài

Đối tác cung cấp Dịch vụ

Chân dung Thành công - Bằng cấp, Kinh nghiệm

'- Tối thiểu Chứng chỉ Cao đẳng ngành Quản trị Kinh doanh, Quản lý hoặc một chuyên ngành liên quan
- Ít nhất 3 năm kinh nghiệm trong vai trò hỗ trợ quản lý điều hành hoặc tương tự
- Kỹ năng tổ chức tốt, có thể giải quyết nhiều nhiệm vụ/ yêu cầu cùng lúc
- Có khả năng làm việc độc lập, phán đoán tốt và duy trì tính bảo mật cao
- Thành thạo MS Office (Powerpoint, Word, Excel, Outlook)
- Tỉ mỉ, cẩn thận, và chú ý đến từng chi tiết